Sistem Pengurusan Makmal

                                           MAKMAL 

Pengenalan

Pengurusan makmal di universiti terutama makmal sains memerlukan satu sistem berkomputer yang canggih bagi menggantikan sistem tradisional yang sedia ada. Sistem tradisional pengurusan makmal merupakan satu sistem lama yang digunapakai di university dimana ianya banyak menggunakan buku log untuk merekodkan penggunaan makmal dan juga item-item di dalam makmal. Sistem pengurusan makmal bersepadu berasaskan web adalah khusus bagi memudahkan pengurusan sesebuah makmal dalam usaha untuk meningkatkan kecekapan pengurusan makmal. Kewujudan sistem yang baik dan sistematik didalam pengurusan makmal adalah perlu untuk menjadikan ianya lebih efektif dan efisyen. Ianya akan lebih sistematik jika pengurusan data secara berpusat digunakan untuk memudahkan pengurusan makmal berikutan kesemua maklumat akan digabung pada satu pangkalan data. Di Universiti Malaysia Sabah UMS terdapat pelbagai sistem berkomputer yang telah digunapakai. Antaranya ialah sistem kehadiran, sistem penghantaran laporan peperiksaan, sistem pengisian markah e-LNPT, sistem pengurusan i-aset. Pembelajaran berasaskan web juga banyak dibangunkan khusus untuk pelajar-pelajar universiti contohnya Utusan Malaysia dan Berita Harian yang telah membangunkan portal pendidikan secara online Teknologi masa kini yang semangkin berkembang membawa kepada pengunaan sistem yang canggih dan terkini.

Kepentingan sistem pengurusan makmal

Sistem teknologi terkini adalah penting sebagai satu cara untuk menjadikan pengurusan makmal sains di universiti menjadi lebih efektif dan sistematik dari segi pengurusan makmal. Ia juga membolehkan para pensyarah dan badan organisasi makmal berinteraksi dengan pengurusan makmal melalui talian seiring dengan perubahan zaman teknologi berkomputer. Dengan pembangunan sistem ini ianya dapat menggantikan sistem manual atau tradisional dalam pengurusan makmal dengan satu sistem yang lebih sistematik yang dapat menjadikan makmal sains sebagai makmal yang inovatif dan kreatif. Sistem Pengurusan makmal akan menjadi lebih teratur. Ini dapat mengoptimumkan kecekapan dalam pengurusan makmal. Rekod peralatan dan tempahan juga dapat disemak dengan mudah dengan penggunaan pangkalan data berpusat yang sistematik.

Sistem komunikasi diantara kakitangan makmal

Sistem komunikasi adalah sangat penting diantara kakitangan-kakitangan makmal. Pengunaan teknologi terkini dapat memberikan informasi atau maklumat berkaitan dengan pengurusan makmal disampaikan dengan cepat dan terperinci dikalangan kakitangan makmal. Salah satu komunikasi yang semangkin mendapat sambutan pada masa kini iaitu laman web Facebook. Melalui interaksi dalam laman web facebook diantara kakitangan makmal dapat berkongsi maklumat dan arahan kerja yang diberikan oleh pegawai pengurusan makmal dengan cepat dan berkesan.

Sistem pengurusan aset

            Pengurusan makmal pada masa kini menjadi lebih kompleks yang memerlukan satu sistem pengurusan yang lebih sistematik. Sistem pengurusan i-aset yang terkini digunapakai dalam pengurusan asset untuk menggantikan sistem manual dalam pengurusan makmal kepada sistem pengurusan baru yang lebih teratur dan sistematik.Sistem ini dibangunkan mengikut kaedah kawalan pengurusan aset dan stor yang dikeluarkan oleh Jabatan Bendahari UMS (Pekeliling Bendahari Bil. 3 Tahun 2010) berdasarkan Perbendaharaan Malaysia (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2007. Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 tahun 2009 Tatacara Pengurusan Stor) Sistem Pemantauan Pengurusan Aset adalah aplikasi yang dibangunkan untuk tujuan kawalan dan pemantauan aset bagi semua Jabatan di Universiti Malaysia Sabah. Pengunaan aplikasi ini memudahkan kakitangan makmal dalam menguruskan asset dan inventori peralatan makmal. Satu pendekatan baru perlu telah diambil bagi memastikan aset-aset kerajaan diselenggara dengan cekap dan teratur supaya ia dapat digunakan untuk memakmurkan rakyat. 

Di era teknologi maklumat ini, tiba masanya pengurusan aset kerajaan berubah dari kaedah traditional (cara manual) kepada pengurusan aset dan stor berkomputer. Ini dirasakan merupakan satu pendekatan yang terbaik bagi menggantikan sistem manual yang lambat dan rumit. 

Sistem Pengurusan Penyelenggeraan

            Penyengeraan adalah satu proses kerja-kerja pembaikan kerosakan pada peralatan. Penyengeraan yang terancang dapat meminimumkan kerosakan pada peralatan. Dalam membangunkan sistem pengurusan makmal yang cekap, penyengeraan alat hendaklah teratur dan terancang. Terdapat dua cara penyelengaraan yang selalu digunapakai dalam pengurusan makmal. Pertama ialah penyengeraan secara berjadual, dan kedua ialah penyelengaraan diluar jangka.

Penyelengeraan berjadual (preventive maintenance)

             Peralatan diselenggarakan secara berjadual samada secara dikontrakkan (lantikan kontraktor luar) atau secara dalaman (oleh kakitangan makmal sendiri). Kontraktor yang dilantik menjalankan kerja penyelenggaraan berjadual seperti servis rutin, baikpulih, dan tukaran alat ganti baru (sekiranya perlu) dan kerja tersebut perlu diselia dan disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Penyelenggaraan pencegahan secara dalaman dilakukan oleh kakitangan makmal sendiri seperti servis rutin, baikpulih, dan tukaran alat ganti baru (sekiranya perlu) dan kerja tersebut perlu disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Kerja Penyelenggaraan tersebut direkodkan dalam Rekod Penyelenggaraan. 

Penyelengeraan diluar jangka (corrective maintenance)

Penyelenggaraan diluar jangka perlu dilaksanakan dengan segera sekiranya terdapat kerosakan atau kondisi yang luar biasa pada peralatan tersebut. Pegawai bertanggungjawab perlu memeriksa dan meneliti keadaan peralatan tersebut samada ianya masih ekonomik untuk dibaikpulih ataupun sebaliknya. Borang aduan kerosakan digunakan untuk tindakan tersebut. Sekiranya peralatan tersebut masih ekonomik untuk dibaikpulih, kerja pembaikan perlu dijalankan segera samada oleh kakitangan makmal sendiri ataupun dengan mendapatkan khidmat kontraktor luar. Perkhidmatan kontraktor luar dipanggil untuk menjalankan kerja penyelenggaraan diluar jangka sekiranya tidak dapat dilaksanakan secara dalaman. Panggilan sebutharga untuk kerja tersebut adalah merujuk kepada Prosedur Perolehan. Kerja penyelenggaraan tersebut direkodkan dalam Rekod Penyelenggaraan Peralatan.

RINGKASAN

            Pengurusan makmal di universiti terutama makmal sains memerlukan satu sistem yang sistematik dan efisyen. Empat perkara utama yang perlu diambil perhatian dalam membangunkan pengurusan makmal yang cekap ialah sistem komunikasi, sistem pengurusan asset, sistem pengurusan stor dan sistem pengurusan penyelengeraan peralatan. Perkembangan teknologi masa kini telah banyak membawa perubahan sistem pengurusan makmal daripada sistem manual kepada berkomputer. Selain pekara diatas, aspek keselamatan dalam pengurusan makmal tidak boleh diabaikan.

             Pengurusan makmal yang cekap dan sistematik dapat meningkatkan nilai produktiviti yang tinggi kepada Universiti dan Negara. Ianya seiring dengan amalan ISO dalam meningkatkan kecermelangan budaya kerja kita.